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- 同窓会の名簿作成・取り扱いが規制の対象？
個人情報保護法は、「個人情報を合計5千人分を超えて保有し、事業に使用している事業者」に課せられます。そのため、同窓会を開催するにあたって案内状送付のために住所や電話番号などの情報を名簿化するような作業は、法規制の対象から外れると考えられます。しかし、昨今の社会的情勢を鑑み、名簿作成および情報の取り扱いについては、可能な限り個人情報保護法を遵守するよう努めます。
- 取り扱う個人情報の種類
個人情報とは、「生存する個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定個人を識別できるもの、または、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるもの」と定義されています。名簿で取り扱う情報としては、
1,所属 （高校在籍時のクラスですので、法律的には除外されると思います）
2.名前
3.住所
4.電話番号
5.メールアドレス（現在の名簿には記載されておりません）
が該当します。
ただし、メールアドレスについては、例えば「taro.numazu@nifty.com」といった名前が特定できるものは該当しますが、「acir9172@nifty.com」といった意味のない文字列によって生成されたアドレスからは個人の識別が不可能であり、該当しないと考えられます。
また、第三者の目に触れることが無いので法律上はここまで対応する必要は無いと考えられますが、複数の同窓生に一括メール送信する際に、宛先メールアドレスをBCCに入れるなどにより、メール受領者が他のメールアドレスを知ることがないよう工夫致します。
- 名簿の使用目的について
使用目的は以下の２つです。
1.同窓会の開催にあたり、案内状の送付、連絡 および名簿の改訂
2.周年記念事業などの寄付金の募集
- 名簿の情報収集・運用・管理の方法について
同窓会事務局が、往復ハガキ、電話、メールなどで、皆さん個々人にアクセスさせていただき、情報の収集、整理、改訂、管理を行っています。また、名簿改定時は、各期の幹事 ･理事が情報の収集を行います。それ以外から情報提供の要請がありましても、たとえ同窓生であってもご本人以外の情報は提示しないことを徹底します。
- 個人情報における本人の権利について
1.開示
「保有個人データについて、原則として、本人に開示しなければならない（第30条）」という条項に基づき、情報開示のご請求をいただきましたら、ご本人の登録内容について開示させていただきます。お気軽に事務局または幹事までご連絡下さい。
2.訂正等
「保有個人データの内容が事実でないときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、訂正等を行わなければならない（第31条）」という条項に基づき、案内ハガキ、メールなどの返信の情報、出欠のご連絡情報を元にして、手持ち資料が古い情報であることが判明しましたら、適宜訂正を行います。なお、同窓会開催までに引っ越しされたり、市町村合併などで登録情報が変更になりました場合には、ぜひ事務局および各期幹事までご一報下さい。
3.利用停止等
「利用目的による制限、適正な取得、第三者提供の制限に違反していることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、原則として、利用停止などを行わなければならない（第32条）」という条項に基づき、総会等での情報収集・運用・管理の方法について何か疑義がありました際には、お気軽にご指摘・ご連絡下さい。適切に対処させていただきます。
- 名簿の頒布について
既刊の名簿（２０００年版）の頒布については、１７年度中に在庫がなくなる予定であり、残余については、本人確認などを経て、希望される同窓生には販売いたします。
尚、今後の名簿発行については個人情報保護法を考慮の上、検討してまいります。
以上
（平成１７年６月４日 平成１７年度同窓会総会にて了承される）
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